НУЖНА ПОМОЩЬ?
Контрольный список нового финансового директора
Человека, недавно занявшего пост финансового директора, может поразить огромное число задач, требующих выполнения. С чего же начать? Приведенный ниже список поможет расставить приоритеты при выполнении этих задач.
Следует четко выделить несколько первоочередных задач, направленных на создание и повышение точности прогноза ДДС, что требует глубокого знания таких вопросов, как кредиторская и дебиторская задолженность, выплата долгов, контракты и капиталовложения. Новый финансовый директор должен твердо усвоить эту информацию, прежде чем переходить к каким — либо другим действиям, поскольку без денежных средств компания прогорит так быстро, что финансовый директор просто не успеет приступить к выполнению других задач. Очередность действий, следующих по приоритетности за работой с кадрами, может изменяться в зависимости от конкретной ситуации в компании.
Анализ ДДС
| Приоритет | Действие | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Прогноз движения денежных средств | Любые другие действия бесполезны, если у компании заканчиваются деньги, поэтому немедленно составьте прогноз ДДС и первое время пересматривайте его ежедневно. Постоянно вносите изменения в модель, чтобы повысить ее точность. |
| 2 | Организация ежедневной выверки банковских счетов | Прогноз ДДС будет неточным, если есть неточности в исходных банковских балансах. Обеспечьте доступ к ежедневным банковским выпискам через интернет и убедитесь в том, что ежедневная выверка основана именно на этой информации. |
| 3 | Анализ кредиторской задолженности | Просматривайте не только всю текущую кредиторскую задолженность, но проводите также полную годовую проверку реестра поставщиков вместе со служащими, отвечающими за кредиторскую задолженность. Цель — выяснить характер, сумму и сроки платежей. Такая информация важна для повышения точности прогнозов движения денежных средств. |
| 4 | Анализ взыскания долгов | Просматривайте не только всю текущую дебиторскую задолженность вместе со служащими, отвечающими за дебиторскую задолженность а затем расширьте проверку включив в неё всех крупных клиентов, даже если в настоящий момент нет непогашенной дебиторской задолженности. Это даст общее представление о поступлении денежных средств для составления прогнозов. |
| 5 | Анализ кредитных соглашений | Лично просматривайте кредитные соглашения, чтобы проверить даты платежей, применяемые процентные ставки и особенно любые оговорки, которые могут привести к требованию кредитора о досрочном погашении долга. Знание этого предотвратит появление неожиданностей в системе прогнозирования ДДС. |
| 6 | Анализ капиталовложений | Последнее место в системе прогнозов ДДС занимают капиталовложения. Среди задач, связанных с денежными средствами, капитальные вложения занимают последнее по приоритетности место, поскольку это дискреционные платежи. Финансовый директор должен знать, какие капиталовложения являются важнейшими краткосрочными позициями, которые нельзя отложить, а какие можно потенциально отнести на будущее. |
Важнейшей приоритетной задачей, следующей непосредственно за системой прогноза ДДС, является детальное изучение всех действующих контрактов. Финансовый директор должен лично просмотреть их и выяснить, не содержат ли они таких условий, которые в будущем могут подвергнуть компанию риску или окажут существенное отрицательное влияние на её рентабельность.
Анализ контрактов
| Приоритет | Действие | Описание |
|---|---|---|
| 7 | Анализ контрактов | Финансовый директор должен получить копии всех действующих контрактов и очень подробно изучить их, чтобы убедиться, что они не содержат неожиданностей, таких как неучтенная задолженность или судебные процессы. Эта проблема заслуживает внимания со стороны финансового директора с самого начала его пребывания в должности. |
Следующая по приоритетности группа задач связана с созданием систем показателей, которые помогают финансовому директору определить, какие проблемы могут возникнуть и как они повлияют на очередность его дальнейших действий.
Посмотрите разбор финансовых показателей на примере розничной сети: Практическое 9 минутное видео о ключевых финансовых показателях
Создание системы показателей
| Приоритет | Действие | Описание |
|---|---|---|
| 8 | Создание системы показателей | Чтобы определить результаты работы компании в ряде областей, создайте систему начальных показателей на многомесячной трендовой линии. Конечно, сюда следует включать число дней дебиторской и кредиторской задолженности, а также запасов, валовую и операционную норму прибыли , общую точку безубыточности и любые показатели, предусматриваемые условиями кредитных договоров. Конкретные показатели будут меняться в зависимости от отрасли. Цель — дать финансовому директору ранние сигналы о потальных проблемах в работе компании. |
| 9 | Создание отчетов о продажах | Финансовый директор должен знать об ожидаемых продажах, по крайней мере, на текущий месяц, а также обо всех изменениях в портфеле заказов. Такие данные должны отражаться в еженедельном отчете о продажах, который подается не только финансовому директору, но и всей команде менеджеров. |
| 10 | Создание оперативных отчетов | Финансовый директор объединяет все периодические продажи, перечисленные в торговых отчетах, в один оперативный отчет, в котором по статьям приводится самое последнее ожидание суммарных финансовых результатов за отчетный период. |
Выполнив 10 первоочередных задач, финансовый директор получит данные обо всех аспектах ДДС, проблемах с контрактами и краткосрочных финансовых результатах.
Далее по списку следует полный обзор возможностей служащих, которые находятся под началом финансового директора, а также графика выполнения работ и потребностей в обучении персонала.
Неопытному финансовому директору эта задача может показаться первоочередной, но в нашем списке её приоритетность ниже, поскольку работа с кадрами ближе к среднесрочным и долгосрочным целям. Она оказывает незначительное влияние на краткосрочные результаты работы в подотчетных финансовому директору областях, в то время как вышеперечисленные задачи должны быть выполнены очень быстро, чтобы финансовый директор мог выяснить, какие области подвержены риску и требуют незамедлительного внимания.
Обзор персонала
| Приоритет | Действие | Описание |
|---|---|---|
| 11 | Обзор персонала | После того как краткосрочные вопросы решены, можно перейти к обзору главного долгосрочного актива финансового директора — персонала. |
| 12 | Анализ эффективности работы отделов | Разработайте систему показателей для тех функций, за которые несет ответственность финансовый директор, и определите, эффективность каких из них необходимо повысить в первую очередь. Опираясь на первоначальный обзор персонала, разработайте план повышения эффективности и начните его реализацию. |
| 13 | Разработка программ обучения | Опираясь на обзор персонала и планы повышения эффективности работы отделов, разработайте программу обучения для каждого сотрудника в зависимости от того, какое место он занимает в ваших планах повышения эффективности отделов. |
| 14 | Делегирование задач | Отпираясь на данные, собранные при выполнении трех предыдущих задач, финансовый директор должен рассмотреть возможность постепенной передачи некоторых задач подчиненным, что позволит ему уделять больше времени остальным приоритетным задачам. Используйте тест «Код идентификации». Если нет компетентных сотрудников, которым можно передать задачи, то следующим шагом финансового директора должна стать замена сотрудников для повышения качества персонала.Приступив к выполнению приоритетных задач в управлении персоналом, финансовый директор может перейти к выявлению и устранению рисков. |
| 15 | Рассмотрение рекомендаций аудиторов | После каждой проверки внешние аудиторы обычно направляют руководству компании письмо, в котором перечислены проблемы контроля и другие проблемы, которые, по их мнению, требуют внимания. Это – прекрасный источник информации для нового финансового директора, желающего быстро узнать о потенциально проблемных областях. |
| 16 | Обзор отчетов внутренних аудиторов | Отчеты внутренних аудиторов, так же как и письмо внешних аудиторов, дают информацию о потенциальных областях риска, хотя многие фирмы и не имеют групп внутреннего аудита или эти группы действуют в ограниченном количестве областей. Финансовый директор должен получить и изучить такие отчеты, если они имеются. |
| 17 | Анализ систем контроля | Финансовый директор должен провести общий обзор всего финансового контроля на основе информации, полученной в результате выполнения двух предыдущих приоритетных задач, а также изучить функциональные схемы контроля всех основных учетных и финансовых операций. В результате этого должны быть выявлены слабые места в системе контроля, которые финансовый директор может устранить. |
| 18 | Анализ страховых полисов | Финансовому директору следует нанять юридическую фирму для анализа всех действующих страховых полисов, а также оценки всех обязательств, которые могут потребовать дополнительного страхового обеспечения. Поскольку это техническая область, в которой финансовый директор может быть недостаточно компетентен, возникает необходимость привлечения эксперта. Финансовый директор должен изучить отчет эксперта и внести необходимые изменения в систему страхования. |
| 19 | Обзор других рисков | Финансовый директор должен встретиться с руководителями других подразделений, чтобы вместе с ними оценить другие виды рисков, которым подвержена компания, и разработать стратегию управления рисками, компенсирующую каждый из них. Эта задача завершает список приоритетов, связанных с управлением рисками. После этого финансовый директор может перейти к улучшению систем отчетности. |
| 20 | Анализ раскрытия финансовой информации | Если компания является публичной, то финансовый директор должен сравнить действующие требования к подаче отчетов в Комиссию по ценным бумагам и биржам (SEC) с фактической отчетностью компании, и внести в нее необходимые изменения. Эту рутинную работу можно передавать компетентному подчиненному или даже внешним аудиторам. |
| 21 | Анализ докладов для руководства компании | Теперь финансовый директор должен располагать достаточными предварительными знаниями о деятельности компании, чтобы понять, содержат ли доклады бухгалтерии и финансового отдела всю информацию, необходимую для надлежащего управления компанией. Вполне вероятно, что потребуется кардинальный пересмотр существующей системы отчетностей. |
| 22 | Анализ потребностей компьютерной системы | При составлении новых докладов для руководства могут быть выявлены изъяны в исходных компьютерных системах, например, недостаточная емкость запоминающего устройства или невозможность автоматического сбора различных видов основной информации. Это подходящий момент для оценки финансовым директором потребностей этих систем и начала их долгосрочной модернизации, если это необходимо. |
| 23 | Анализ затрат | Финансовый директор должен провести групповые и индивидуальные встречи с бухгалтерами, а так же с большинством руководителей подразделений, чтобы вместе с ними детально проанализировать весь отчет о прибылях и убытках и разработать краткосрочный и долгосрочный планы снижения затрат. |
| 24 | Анализ финансовой политики | Прибыли компании могут зависеть от принятой в финансовом отделе политики предоставлении кредита, допустимых вариантов инвестирования и вопросов налогообложения. Финансовый директор должен работать с соответствующими отделами (например, с руководителем отдела сбыта проанализировать кредитную политику) над разработкой надлежащей политики для их сфер деятельности. |
| 25 | Разработка бюджетного процесса | Приоритетность бюджета может возрасти, если финансовый директор вступает в должность в середине стандартного бюджетного периода. Этот процесс должен включать в себя оценку его эффективности в прошлом, его согласованности со стратегией компании и его соответствия плану материального стимулирования менеджеров. Ключевым аспектом является разработка финансового плана, чтобы финансовый директор имел представление о сроках и объеме денежных средств, которые могут потребоваться. |
| 26 | Встреча с кредиторами | Приоритетность данной задачи может существенно возрасти, если в момент вступления финансового директора в должность компания испытывает серьезные затруднения. В противном случае финансовый директор должен сначала разработать финансовый бюджет, а затем встретиться с кредиторами, чтобы понять, как они могут помочь в удовлетворении потребностей компании. |
| 27 | Встреча с инвестиционными банками | Итогом бюджетного процесса должен стать не только план получения кредитов (см. две предыдущие приоритетные задачи), но и привлечение дополнительного капитала, если необходимо. Вместе с инвестиционными банками компании финансовый директор должен определить состояние рынков акций и стоимость привлечения дополнительного капитала. |
| 28 | Анализ старения запасов | Если существенную часть активов компании составляют запасы, то финансовому директору потребуется много времени на то, чтобы физически изучить состояние запасов, места их хранения, возраст и возможное снижение стоимости. Эти действия необходимы, поскольку отчеты о запасах подвержены жульничеству и пропускам, либо они могут оказаться значительно переоцененными. Короче, товарные запасы могут стать ночным кошмаром для финансового директора, если их не отслеживать надлежащим образом. |
| 29 | Анализ систем хранения документов | Последней по приоритетности задачей является анализ систем хранения документов. Финансовые директора нередко пренебрегают этим вопросом, однако небрежное хранение документов может вызвать серьезные проблемы при проведении любого аудита и привести к штрафным санкциям со стороны государственных органов. Несмотря на низкую приоритетность. Этот пункт тоже заслуживает внимания. |
Этот список приоритетных задач не должен порождать у кого — либо представление о том, что после выполнения какой-то задачи к ней в дальнейшем можно не возвращаться. Напротив, во время выполнения каждой приоритетной задачи могут быть выявлены дополнительные проблемные области,которые потребуют дополнительной работы.
Кроме того, любая система со временем может деградировать, поэтому требует от финансового директора периодических проверок с целью убедиться, что она функционирует надлежащим образом.Короче, новый финансовый директор обнаружит, что он снова и снова возвращается к этому списку.
Дистанционное обучение по данной теме
Хотите пройти обучение по данной теме? Выбирайте в разделе «Тренинги с проверкой домашних заданий» Тренинг №5 «Как финансисту увеличить свой доход минимум на 35%» Получить доступ к тренингу
| Для статьи использован авторский материал Стивен Брег «Настольная книга финансового директора» |